智能檔案室建設的系統架構設計旨在通過集成多種先進技術，實現對檔案資料的有效管理和利用。該架構分為五個主要層次：基礎設施層、應用支撐層、業務功能層、安全保障層和用戶交互層。
基礎設施層
這一層是整個系統的物理基礎，包括服務器集群、網絡環境、存儲設備以及環境監測系統。服務器集群用于支持數據處理與存儲需求；網絡環境需具備高速穩定的特點，并配備相應的網絡安全措施如防火墻等；存儲方面采用NAS/SAN結構以滿足大容量數據存儲和備份的需求；此外，還應設有專門的環境監測系統來實時監控檔案室內的溫濕度、空氣質量等條件，確保檔案保存的安全性。
應用支撐層
這里包含操作系統平臺（例如Linux/Windows Server）、數據庫系統（如MySQL, Oracle）以及中間件服務。操作系統提供運行環境，數據庫系統負責存儲檔案元數據及用戶權限信息，而中間件則促進不同系統間的有效溝通和數據交換。
業務功能層
這是實現具體檔案管理任務的核心部分，涵蓋檔案采集與錄入、分類編目、存儲管理、查詢調閱、借閱歸還、銷毀備份等功能模塊。通過RFID、條形碼等技術，可以實現檔案實體的精準定位和庫存管理。同時，基于OCR技術的文檔識別功能允許自動或半自動地將紙質文檔轉換為電子形式，極大地提高了工作效率。
安全保障層
安全是智能檔案室建設中不可忽視的一環。此層涉及身份認證與權限管理、數據加密傳輸、災難恢復機制以及審計日志記錄等功能，確保檔案信息的完整性和保密性，防止未經授權的訪問和數據泄露。
用戶交互層
最后，用戶交互層通過Web門戶系統、移動應用程序或小程序、自助終端機等多種渠道向用戶提供便捷的服務接口，使檔案查閱、借閱等操作更加高效便捷，同時也提升了用戶體驗。
智能檔案室的系統架構是一個多層次、多維度的復雜體系，它不僅涵蓋了從底層硬件到頂層應用的各個方面，還需要考慮如何有效地整合這些組件，以實現高效、安全的檔案管理目標。
